Nur der qualifizierte Kälte-Klima-Fachbetrieb ist berechtigt in den Arbeitskreislauf einer Kälteanlage einzugreifen und z.B. die rechtlich geforderten Dichtheitsprüfungen durchzuführen. In diesem Zusammenhang hat er umfassende Aufzeichnungen für seinen Auftraggeber (Betreiber) über das Ergebnis seiner Arbeit zu führen (z.B. über Kältemittelverluste, Leckageraten, etc.) und in Form eines anlagenbezogenen Logbuches zu dokumentieren. Die LEC-KKF-Version ist das Arbeitswerkzeug zur Erfüllung dieser Aufgaben. Sie kann unabhängig davon verwendet werden, ob das auftraggebende Unternehmen eine LEC-Betreiberversion verwendet oder nicht. Der Kälte-Klima-Fachbetrieb muss gegenüber seinen Auftraggebern die Rolle als technische Prüforganisation und Dokumentationsstelle erfüllen. Für Unternehmen, die keine LEC-Betreiberversion besitzen nutzt er die Datenbank der LEC-KKF-Version und übermittelt dem Betreiber regelmäßig die benötigten Informationen als Ausdrucke oder PDF-Dokumente. In diesem Fall werden alle Daten beim KKF-Betrieb verwaltet. Der Betreiber hat hierbei keinen direkten Zugriff auf die Daten in der Datenbank.

Unternehmen haben aufgrund der rechtlichen Verpflichtungen, die sie erfüllen müssen den Anspruch, die Einhaltung der Betreiberpflichten "auf einen Blick" zu überwachen. Hierzu dient die LEC-Betreiberversion, die als zentrale Datenbank beim auftraggebenden Unternehmen installiert wird. Sie ist insbesondere für Unternehmen interessant, die mit mehreren Kälte-Klima-Fachbetrieben zusammenarbeiten, unterschiedliche Unternehmensstandorte besitzen und relativ viele Kälteanlagen betreiben. Die LEC-Betreiberversion ist ein umfassendes Controllinginstrument für die Arbeit an den Kälteanlagen.

Durch die Einführung der Webbrowsertechnologie ist ein Zusammenspiel der hier vorgestellten Versionen aufgrund der unterschiedlichen Rechte und Rollen die jede Zielgruppe zu erfüllen hat möglich. Es resultieren für beide Gruppen entscheidende Vorteile. Der Kälte-Klima-Fachbetrieb braucht nachdem die Grunddaten einer Kälteanlage bereits erfasst sind, nur noch die Kältemittelbewegungen und Dichtheitsprüfungen dokumentieren, was seinen Arbeitsaufwand reduziert. Der Betreiber hat jederzeit - auch bei Behördenkontrollen - einen status quo über die Rechtssicherheit des Betriebs seiner Kälteanlagen. Die LEC-KKF-Version ist seitens des Kälte-Klima Fachbetriebs technische Voraussetzung für einen Zugriff auf die LEC-Betreiberversion. Individuelle Zugriffsrechte auf die LEC-Betreiberversion werden immer seitens des auftraggebenden Unternehmens eingeräumt. Diese gibt ggf. auch bestimmte Konventionen für die Dateneingabe in die LEC-Betreiberversion vor.